Como Organizar seus Pagamentos de Contas com o Evernote

Como você guarda suas contas, recibos de pagamentos, boletos, faturas, slips de cartão de crédito? Numa pasta, numa gaveta ou em cima da mesa mesmo?  Se precisar,você consegue achar uma conta rapidamente? Veja no tutorial abaixo como organizar toda essa papelada e deixá-la acessível de qualquer lugar, diretamente do seu celular e ainda por cima nunca mais esquecer um vencimento.

Organização, para mim,  é uma questão muito particular.  O que funciona para mim nem sempre funcionará para vocês e vice-versa, no entanto, é vendo o que funciona para os outros que você acabará encontrando o método que melhor se encaixa às suas necessidades.

Neste post preparei um tutorial muito fácil mostrando o que funciona para mim na organização das minhas contas e dos pagamentos que preciso fazer tanto para a vida pessoal quanto na pessoa jurídica.

Parto do princípio que vocês já utilizam ou pelo menos conhecem as funcionalidades do Evernote. Se não conhecem, acessem o guia oficial do Evernote para Windows, Mac, iPhone/iPad ou Android ou assistam aos vídeos do canal do do Evernote no Youtube.

Agora que você já está familiarizado com os recursos básicos do Evernote podemos começar.

Preparativos

• Papel ou Eletrônico? hoje em dia a maioria das empresas já disponibiliza o envio de boletos por e-mail, ao invés de enviá-los pelo correio..  Verifiquem com as empresas que prestam serviços a vocês e peçam para receber os boletos por e-mail, isso irá facilitar muito o processo de organização e economizará papel.  Para os serviços onde esta opção não está disponível utilizem o Scannable para digitalizá-los diretamente em uma nova nota do Evernote assim que chegarem pelo correio.

• Cadernos: no meu Evernote eu criei dois cadernos para organizar meus pagamentos, um para as minhas despesas pessoais e outro para as despesas da minha empresa. Para manter os nomes dos cadernos curtos e facilitar minha vida na hora de enviar os boletos por email, chamei o particular de "Boletos" e o PJ de "Pagamentos".  Vocês podem colocar os nomes que quiserem e criar quantos cadernos achem necessário, mas os mantenham no menor número possível.  A organização mais "fina" e que os ajudará a encontrar qualquer conta rapidamente faremos utilizando tags.

• Tags: as tags são o jeito mais fácil de classificarmos as notas (neste caso, contas) no evernote para consultá-las, agrupá-las e catalogá-las mais tarde. Quantas e quais tags colocar em cada conta é novamente uma questão pessoal.  Passarei a vocês os tipos de tags que utilizo nos meus pagamentos.
• Tags de Status: Identificam qual o status daquela conta/fatura/boleto. 'Em Aberto', ' Pago';
• Tags de Classificação: Identificam o tipo de pagamento. 'Água', 'Luz', 'Sky', 'Celular', 'Internet', 'Cartão de Crédito', 'Condomínio', etc
• Tags Temporais: Identificam a data de referência da conta. Para evitar ficar com uma lista muito grande de tags, eu coloco uma tag para o mês e outra para o ano, evitando ter que criar 12 novas tags todo ano além de permitir que eu filtre todos os pagamentos de um determinado ano com um só toque. '2015', 'JAN', 'FEV, 'MAR', etc.

• Enviando e-mail para o Evernote: é bastante importante que vocês saibam enviar um e-mail diretamente para os seus cadernos no Evernote.  Isso irá poupar bastante tempo na hora de criar uma nota com os boletos que você recebe.  Veja o vídeo abaixo e leia este artigo e veja como isso é fácil.

Organizando as Contas

Agora que vocês já criaram os cadernos e as tags no Evernote e já pediram para receber os boletos por e-mail, podem começar a criar seus sistemas de organização seguindo os passos abaixo:

• Criando Notas por e-mail: a maioria dos meus boletos já é eletrônico, ou seja, vêm por e-mail o que facilita o trabalho de criar as notas.  Assim que um boleto chega por email eu os encaminho ao meu endereço do Evernote já indicando uma data para lembrete, em qual caderno quero que a nota seja criada e as tags que quero inserir.  O campo 'assunto' dos meus e-mails fica parecido com isto: Boleto XXXXX !2015/03/02 @Boletos #Março #2015 #Em Aberto #Sky.  Isso fará com que uma nova Nota chamada "Boleto XXXXX" seja criada no caderno "Boletos" com as tags "Março, 2015, Em Aberto e Sky" e com um lembrete para o dia do vencimento (02/03/2015). É importante lembrar que o(s) caderno(s) e as tags precisam ser criadas com antecedência para que o sistema de recebimento de e-mails do Evernote entenda esses comandos, caso contrário a nota será criada no caderno padrão do Evernote e sem as tags.

• Criando Notas pelo Scannable: para os boletos em papel, a minha solução é digitalizá-los utilizando o Scannable, criando uma nova nota no caderno "Boletos". O Scannable é muito simples de usar e por ter sido desenvolvido pela própria equipe do Evernote faz um par perfeito com este.  A única ressalva que faço é a impossibilidade de criar as notas já com lembretes e tags.  Eu sigo os seguintes passos DIGITALIZAÇÃO >>> EXPORTA PARA CADERNO 'BOLETOS' DO EVERNOTE >>> ABRE A NOTA NO EVERNOTE >>> INCLUI MANUALMENTE LEMBRETE PARA DATA DE VENCIMENTO >>> INCLUI MANUALMENTE AS TAGS DE STATUS, CLASSIFICAÇÃO E TEMPORAIS

• No dia do Vencimento: pela manhã já recebo todos os lembretes do Evernote no meu celular e já sei que em algum momento do dia terei que parar para acessar minha conta no banco e pagar as contas que estão vencendo.  A partir das notas criadas no Evernote copio as linhas digitáveis dos boletos, acesso o site do banco e colo o número na área para pagamentos.  Completado o processo de pagamento no site do banco copio o comprovante aparece na tela, volto ao Evernote (dou um famoso Alt + Tab) e o colo no topo da nota correspondente àquele pagamento.  Apago a tag "Em aberto" e incluo a tag "Pago".  Pronto!

• Fazendo Buscas: costumo dizer que a economia de papel neste caso é um bônus pois o grande benefício deste método é a capacidade de encontrar qualquer conta ou comprovante muito rapidamente pelo celular, laptop, web ou tablet.  Abaixo mostro como é fácil filtrar suas notas através das tags.  Neste exemplo irei filtrar todos os pagamentos liquidados em 2015 na versão para Windows do Evernote.

          No menu esquerdo selecione ETIQUETAS, com a tecla Ctrl apertada selecione quais tags você quer utilizar, por fim, clique em MOSTRAR NOTAS no canto superior direito.