Estudando sem Cadernos

Como pai de duas crianças sei bem da importância da escrita para o desenvolvimento delas.  O pegar no lápis, o desenhar das letras, os rabiscos, os desenhos no rodapé, tudo isso faz parte da formação intelectual delas e, desta forma, eu nunca incentivaria a substituição disto por alguma forma eletrônica de escrita. Por isso, este post é mais voltado a quem já passou dessa fase, ou seja, alunos universitários, pós-graduandos e adultos que estejam fazendo algum tipo de curso.

Lembro da minha época de escola e de faculdade a dificuldade que eu tinha em manter minhas anotações organizadas e fáceis de consultar.  Tentava de tudo.  Teve semestre que utilizava um caderno para cada matéria e saía pela rua com 5 ou 6 cadernos na mochila, fora livros, estojo, agenda, etc.  Em outros tentei usar um daqueles cadernos enormes de 10 matérias, mas sempre acabavam as folhas para algumas matérias e para outras não, o que me forçava a andar com mais de um desses cadernos enormes por vez. 

Por fim tentei os famosos fichários.  Grandes, desengonçados e muito pouco práticos eram difíceis de manusear e faziam um trabalho muito ruim de guardar as folhas,  pois várias delas rasgavam próximas aos furos e caíam.  Resumindo, para mim nenhum dos métodos funcionava direito.

Se eu estivesse na faculdade hoje, com certeza não andaria com nada mais que um iPad e alguns livros (que não tivessem versão eletrônica) e encontraria rapidamente qualquer anotação de um determinado tema.

Mantendo o formato dos outros posts vou listar alguns aplicativos bem úteis para utilizar na hora de estudar.

        NOTABILITY

Como já mencionamos lá no nosso primeiro post, o Notability é um app de anotações cuja principal característica é a facilidade com a qual você pode mesclar na mesma nota aúdio, texto e anotações a mão livre.  Desta forma, quando a aula iniciar, você já deixa o gravador ligado e vai anota, à mão ou pelo teclado, as informações que necessitar.  Para trabalhos mais minuciosos há uma lupa no canto inferior da tela que amplia a área selecionada permitindo que você desenha ou escreva com maior nível de detalhes. Já nas ferramentas do teclado é possível escolher o tipo, a cor e o tamanho da fonte, além de inserir marcadores e numeração ou escolher entre negrito, itálico e sublinhado.  Você pode organizar suas notas diretamente no Notability ou exportá-las para o Dropbox, Google Drive ou até mesmo para o Evernote, onde você pode criar um caderno para cada matéria juntando suas notas com trechos de livros digitalizados ou fotos de desenhos, gráficos ou fluxogramas escritos no quadro negro. O Notability infelizmente só está disponível para dispositivos Apple.  Existem muitos apps de anotação nas lojas da Apple e do Google, então dê uma pesquisada e veja qual se encaixa melhor nas suas necessidades.

GOOGLE DRIVE / DROPBOX 

Esses dois também já foram citados antes e os coloquei juntos aqui pois acabam tendo a mesma função:  armazenar seus arquivos na nuvem permitindo que sejam acessados de qualquer lugar.  Crie pastas para as suas matérias e projetos de estudo e faça trabalhos colaborativos compartilhando arquivos com seus colegas. Possuem versões em todas as plataformas, inclusive Windows e Mac.

EVERNOTE

De novo o Evernote?!?!  Sim.  Vocês vão sempre ler sobre o Evernote aqui no blog, porque, sinceramente, acho os caras geniais e o produto um dos mais completos no mercado permitindo que façamos quase de tudo em relação à anotações, digitalizações, organização e compartilhamento. Para os estudos, no entanto, encontrei alguns "pontos fracos" especialmente quando imaginamos que estudantes nem sempre podem pagar pelas versões mais completas.  Na versão gratuita do Evernote há uma limitação de 50MB de upload por mês, o que pode ser um limitador, principalmente se for exportar do Notability notas com arquivos de audio.  Outro ponto só presente na versão business do Evernote e que é gratuita no Google Drive, por exemplo, é a possibilidade de colaboração com seus colegas onde unidos podem editar o mesmo documento e manter controles de versões aprovadas pelo criador do documento.  Para quem puder pagar a versão Premium ou Business poderá, no entanto, utilizar a função apresentação, que permite projetar suas notas diretamente do app como se fosse o Powerpoint ou Keynote.

KINDLE

Seja no formato de leitor físico (já bem conhecido) ou como um app no seu dispositivo Apple ou Android, o Kindle é a melhor opção para sua biblioteca eletrônica.  Muito desta preferência pelo Kindle se deve ao acervo disponível na Amazon, principalmente em Português, que eu acho melhor que o iTunes,por exemplo.  É bem possível, dependendo do que está estudando que você consiga todos os títulos que precisa na Amazon e não precise carregar livros grossos por aí.  Não me entendam mal, adoro ler livros e os compro quase sempre em papel, pois acho mais gostoso e menos cansativo para os olhos.  No entanto, quando estamos falando de livros didáticos, prefiro as edições eletrônicas que são mais fáceis de pesquisar e não pesam quando carregamos de lá para cá.

PDF PROvider

Qualquer que seja a sua área de estudo, se é um curso regular (MBA por exemplo) ou pontual você irá precisar de um bom leitor de PDF.  Trechos curtos de livros que antes tirávamos Xerox, apostilas, folhetos, anotações dos colegas, tudo isso você poderá digitalizar para um arquivo PDF. Alguns livros até são encontrados inteiros no formato PDF na web.  É possível abrir arquivos PDF diretamente do Dropbox, Google Drive ou pelo aplicativo de e-mail, mas será como olhar para uma fotografia, você só poderá ler e mais nada. O PDF PROvider permite que você faça anotações em documentos PDF, assim você pode adicionar notas de texto, imagens, grifar palavras e circular trchos do documento.  O app permite também converter arquivos Word, Excel, PowerPoint, Pages, Numbers, Keynote, páginas HTML, fotos, mapas e Contatos, mesclando todos em um único arquivo PDF. Você pode agrupar vários documentos PDF em um único ou vários documentos de diferentes formatos em um documento PDF.  O PDF PROvider está disponível somente para iPad e iPhone e custa USD 7.99, mas fiquem de olho pois de vez em quando entra em oferta ou até mesmo de graça como App da semana.

Planeje sua viagem sem papel

Apps e ferramentas que farão com que você nunca mais perca o número de reserva do hotel em Buenos Aires, esqueça do horário do trem para Paris, saia sem o endereço do restaurante do guia Michelin cuja reserva você esperou por 6 meses na fila ou perca o horário a sessão do Fantasma da Ópera na Broadway.

Esqueça aquela pastinha com os prints das reservas do avião, do hotel, voucher do aluguel de carro, reservas de restaurante, ingressos de show, de parques temáticos, passagens de trem, de navio, seguro viagem e, por fim mas não menos importante, cópias dos documentos de toda a família, tudo isso adicionando pelo menos meio quilo na sua bolsa de mão.  Hoje há um leque de aplicativos que organizam isso tudo para você de maneira muito prática e facilitam muito a sua vida durante a viagem.  Neste post vou falar sobre os aplicativos que eu tenho instalado no meu celular e que utilizo nas minhas viagens, porém sempre citando alguns apps semelhantes para que você escolha o seu preferido.

 TripCase

O Tripcase é o aplicativo que efetivamente vai substituir a sua famosa pastinha. Você começa criando uma nova viagem manualmente ou enviando os e-mails de confirmação que você recebeu da companhia aérea, hotel, trem, navio, etc. Aliás, esta é a grande vantagem deste app. Basta enviar para trips@tripcase.com (a partir do endereço de e-mail do seu cadastro) todas as suas confirmações de reserva que o app as insere automaticamente na sua viagem. Uma vez criada a viagem é possível visualiza-la de duas maneiras:

1. Action View: com atualizações dos vôos e mensagens importantes
2. Timeline: onde é possível ter uma visão de toda a viagem organizada por dia e hora.

Insira itens adicionais como reuniões de negócios, reserva de restaurantes, aluguel de carro e tudo mais que envolva sua viagem. A partir do app também é possível ver o mapa de assentos do seu vôo, saber a previsão do tempo no seu destino, conseguir rotas para chegar à sua próxima parada, telefonar para o seu hotel ou até mesmo agendar um carro do Uber, onde o serviço estiver disponível

Outro aspecto bastante útil do Tripcase é poder selecionar pessoas para compartilhar suas viagens inserindo apenas o endereço de e-mail delas.  Você escolhe se quer compartilhar a viagem inteira ou apenas suas chegadas e partidas.  A pessoa escolhida receberá um e-mail com detalhes da sua viagem.  Caso esta pessoa também tenha o aplicativo instalado, ela poderá visualizar sua viagem diretamente através dele.

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Outros apps de planejamento de viagens: Kayak, Tripit, WorldMate

Genius Scan

Em uma viagem, principalmente as internacionais, é muito importante termos sempre cópias dos nossos documentos (RG, CPF, carteira de motorista, certidão de nascimento das crianças, passaportes, vistos, etc) conosco.  Infelizmente nem todo mundo aceita cópias eletrônicas quando pedem para apresentar seus documentos, por isso, neste caso, você não tem como se livrar do papel e deve levar cópia física mesmo.  No entanto, na correria da viagem há uma probabilidade boa de você acabar perdendo esses papéis ou até mesmo saindo do hotel sem eles.  Neste caso, ter uma cópia sempre disponível no celular ou tablet é essencial.

Sabemos que os preços cobrados pelas operadoras de celular para o acesso à rede 3G ou 4G fora de casa é assustador, portanto é prudente não depender de internet para acessar documentos importantes.  É aí que o Genius Scan se sobresai sobre o Scannable. Ao contrário deste, o Genius Scan armazena os documentos no próprio app, facilitando o acesso offline. Então, junte todos os documentos que você acha importante ter sempre a mão e comece a digitalizar.  Você pode colocá-los todos no mesmo arquivo ou abrir um para cada documento, o que talvez facilite a busca por um documento específico.

Veja como é fácil usar o Genius Scan assistindo a este vídeo:

iPhone          Android

Outros scanner apps: Scannable, Scanner Pro, TinyScan

 Trip Advisor City Guides

Lembra daqueles guias que comprávamos antes de uma viagem importante?  Eram do tamanho de um livro (ainda existem?) e continham pontos turísticos, restaurantes, hotéis, bares, museus, meios de transporte e até contavam um pouco da história do local.  Pois bem, imagina isso tudo melhorado, direto do seu celular, com mapas interativos, fotos incríveis, dicas de outros usuários e até um botão chamado "Mostre onde fica!" que, a partir da sua localização, mostra em qual direção e quão distante está um ponto turístico.  Você pode escolher entre 93 cidades do mundo e fazer o download do guia (sim, é offline!).  Nele você encontrará dicas de restaurantes, hotéis, atrações, vida noturna, compras e bilhetes/excursões, sempre rankeados pelas avaliações do site trip advisor, o que é ótimo para você priorizar as coisas que deseja fazer.

Sugiro gastar um tempinho alguns dias antes da viagem navegando por essas dicas e salvando (clique na estrela) os lugares que você quer visitar.  Quando terminar vá em "Mapa", veja onde ficam localizados os lugares salvos e monte o melhor itinerário para sua viagem.  Isso evita que você planeje visitar lugares em lados opostos da cidade no mesmo dia.  Por fim, faça check-ins nos lugares que você visitou e o app montará automaticamente um diário da sua viagem.  Vale a pena baixar este aqui!

iPhone          Android

Organizando os Cardápios de Delivery

Quem mora em cidade grande sabe que a gente recebe pelo menos uns 3 cardápios de restaurantes, pizzarias, esfiharias e lanchonetes delivery por semana. A gente se perde em meio a tantas opções e acaba também perdendo os cardápios.

Deu vontade daquela daquela pizza que só tem na Camelo (SP) ou do milk shake do Joaquim's mas você não encontra o menu deles no meio daquela bagunça que é a gaveta onde você tenta guardar todos os cardápios que colocam embaixo da sua porta? Tá chegando em casa e quer adiantar o pedido do seu jantar ligando do carro mas não sabe o telefone da esfiharia?  Quer apenas se livrar daquele monte de cardápio que ocupa o espaço de uma gaveta inteira na sua cozinha?  Siga nossa dica abaixo e organize tudo no Evernote.

• Caderno: Crie um novo caderno no Evernote chamado Cardápios ou Delivery ou qualquer outro nome que você identifique facilmente seus menus;

• Scannable: Peguem seus cardápios em papel, digitalize todos com o Scannable (ou com seu scanner app favorito) e os salvem no caderno que vocês criaram no Evernote. Lembrem-se apenas de exportar as digitalizações uma por uma para o Evernote, pois queremos que cada cardápio se torne uma nota separada.

• Tags: Criem tags que facilitem as buscas quando precisarem efetuar pesquisas nos seus cadernos.  Vocês podem classificar seus cardápios por tipo de comida (italiana, burger, pizza, esfiha, saladas, carne, etc) e/ou por preço (caro, barato, etc).  Se vocês pedem comida de mais de um local insiram tags para identificar de qual região é aquele menu (trabalho, casa, namorada, pais, praia, sítio. etc).

• Localização: Outra maneira de geolocalizar os seus cardápios é inserindo a localização do restaurante na própria nota.  Para isso vocês precisam acessar o ícone dentro da nota.  Pelo iPhone basta vocês localizarem o endereço do restaurante no mapa e colocar lá um pin.  No Windows é necessário inserir as coordenadas (latitude e longitude) do endereço (peguem no Google Maps).  Inserir a localização permitirá que vocês vejam no mapa onde estão localizados os restaurantes e qual é o mais próximo de você.

• Telefone e URL: Procurem escrever no topo da nota o telefone e a URL do site do restaurante.  Desta forma você conseguirá ligar ou acessar o site diretamente pelo Evernote.

• Compartilhe: Não é porque foram vocês que tiveram um trabalhão digitalizando e organizando seus cardápios que devem esconder os cardápios e não mostrar para ninguém.  Compartilhem!  Usem o íconepara compartilhar seu caderno de menus com seus colegas de trabalho, amigos, namorada, namorado, esposa, marido, filhos, etc.  Ah... e peçam a todos que digitalizem os seus próprios cardápios no caderno compartilhado.

Como Organizar seus Pagamentos de Contas com o Evernote

Como você guarda suas contas, recibos de pagamentos, boletos, faturas, slips de cartão de crédito? Numa pasta, numa gaveta ou em cima da mesa mesmo?  Se precisar,você consegue achar uma conta rapidamente? Veja no tutorial abaixo como organizar toda essa papelada e deixá-la acessível de qualquer lugar, diretamente do seu celular e ainda por cima nunca mais esquecer um vencimento.

Organização, para mim,  é uma questão muito particular.  O que funciona para mim nem sempre funcionará para vocês e vice-versa, no entanto, é vendo o que funciona para os outros que você acabará encontrando o método que melhor se encaixa às suas necessidades.

Neste post preparei um tutorial muito fácil mostrando o que funciona para mim na organização das minhas contas e dos pagamentos que preciso fazer tanto para a vida pessoal quanto na pessoa jurídica.

Parto do princípio que vocês já utilizam ou pelo menos conhecem as funcionalidades do Evernote. Se não conhecem, acessem o guia oficial do Evernote para Windows, Mac, iPhone/iPad ou Android ou assistam aos vídeos do canal do do Evernote no Youtube.

Agora que você já está familiarizado com os recursos básicos do Evernote podemos começar.

Preparativos

• Papel ou Eletrônico? hoje em dia a maioria das empresas já disponibiliza o envio de boletos por e-mail, ao invés de enviá-los pelo correio..  Verifiquem com as empresas que prestam serviços a vocês e peçam para receber os boletos por e-mail, isso irá facilitar muito o processo de organização e economizará papel.  Para os serviços onde esta opção não está disponível utilizem o Scannable para digitalizá-los diretamente em uma nova nota do Evernote assim que chegarem pelo correio.

• Cadernos: no meu Evernote eu criei dois cadernos para organizar meus pagamentos, um para as minhas despesas pessoais e outro para as despesas da minha empresa. Para manter os nomes dos cadernos curtos e facilitar minha vida na hora de enviar os boletos por email, chamei o particular de "Boletos" e o PJ de "Pagamentos".  Vocês podem colocar os nomes que quiserem e criar quantos cadernos achem necessário, mas os mantenham no menor número possível.  A organização mais "fina" e que os ajudará a encontrar qualquer conta rapidamente faremos utilizando tags.

• Tags: as tags são o jeito mais fácil de classificarmos as notas (neste caso, contas) no evernote para consultá-las, agrupá-las e catalogá-las mais tarde. Quantas e quais tags colocar em cada conta é novamente uma questão pessoal.  Passarei a vocês os tipos de tags que utilizo nos meus pagamentos.
• Tags de Status: Identificam qual o status daquela conta/fatura/boleto. 'Em Aberto', ' Pago';
• Tags de Classificação: Identificam o tipo de pagamento. 'Água', 'Luz', 'Sky', 'Celular', 'Internet', 'Cartão de Crédito', 'Condomínio', etc
• Tags Temporais: Identificam a data de referência da conta. Para evitar ficar com uma lista muito grande de tags, eu coloco uma tag para o mês e outra para o ano, evitando ter que criar 12 novas tags todo ano além de permitir que eu filtre todos os pagamentos de um determinado ano com um só toque. '2015', 'JAN', 'FEV, 'MAR', etc.

• Enviando e-mail para o Evernote: é bastante importante que vocês saibam enviar um e-mail diretamente para os seus cadernos no Evernote.  Isso irá poupar bastante tempo na hora de criar uma nota com os boletos que você recebe.  Veja o vídeo abaixo e leia este artigo e veja como isso é fácil.

Organizando as Contas

Agora que vocês já criaram os cadernos e as tags no Evernote e já pediram para receber os boletos por e-mail, podem começar a criar seus sistemas de organização seguindo os passos abaixo:

• Criando Notas por e-mail: a maioria dos meus boletos já é eletrônico, ou seja, vêm por e-mail o que facilita o trabalho de criar as notas.  Assim que um boleto chega por email eu os encaminho ao meu endereço do Evernote já indicando uma data para lembrete, em qual caderno quero que a nota seja criada e as tags que quero inserir.  O campo 'assunto' dos meus e-mails fica parecido com isto: Boleto XXXXX !2015/03/02 @Boletos #Março #2015 #Em Aberto #Sky.  Isso fará com que uma nova Nota chamada "Boleto XXXXX" seja criada no caderno "Boletos" com as tags "Março, 2015, Em Aberto e Sky" e com um lembrete para o dia do vencimento (02/03/2015). É importante lembrar que o(s) caderno(s) e as tags precisam ser criadas com antecedência para que o sistema de recebimento de e-mails do Evernote entenda esses comandos, caso contrário a nota será criada no caderno padrão do Evernote e sem as tags.

• Criando Notas pelo Scannable: para os boletos em papel, a minha solução é digitalizá-los utilizando o Scannable, criando uma nova nota no caderno "Boletos". O Scannable é muito simples de usar e por ter sido desenvolvido pela própria equipe do Evernote faz um par perfeito com este.  A única ressalva que faço é a impossibilidade de criar as notas já com lembretes e tags.  Eu sigo os seguintes passos DIGITALIZAÇÃO >>> EXPORTA PARA CADERNO 'BOLETOS' DO EVERNOTE >>> ABRE A NOTA NO EVERNOTE >>> INCLUI MANUALMENTE LEMBRETE PARA DATA DE VENCIMENTO >>> INCLUI MANUALMENTE AS TAGS DE STATUS, CLASSIFICAÇÃO E TEMPORAIS

• No dia do Vencimento: pela manhã já recebo todos os lembretes do Evernote no meu celular e já sei que em algum momento do dia terei que parar para acessar minha conta no banco e pagar as contas que estão vencendo.  A partir das notas criadas no Evernote copio as linhas digitáveis dos boletos, acesso o site do banco e colo o número na área para pagamentos.  Completado o processo de pagamento no site do banco copio o comprovante aparece na tela, volto ao Evernote (dou um famoso Alt + Tab) e o colo no topo da nota correspondente àquele pagamento.  Apago a tag "Em aberto" e incluo a tag "Pago".  Pronto!

• Fazendo Buscas: costumo dizer que a economia de papel neste caso é um bônus pois o grande benefício deste método é a capacidade de encontrar qualquer conta ou comprovante muito rapidamente pelo celular, laptop, web ou tablet.  Abaixo mostro como é fácil filtrar suas notas através das tags.  Neste exemplo irei filtrar todos os pagamentos liquidados em 2015 na versão para Windows do Evernote.

          No menu esquerdo selecione ETIQUETAS, com a tecla Ctrl apertada selecione quais tags você quer utilizar, por fim, clique em MOSTRAR NOTAS no canto superior direito.